Vous êtes chargé d’organiser un événement pour une entreprise afin de fêter l’atteinte de ses objectifs, renforcer la cohésion d’une équipe ou célébrer le lancement d’un nouveau produit ? Vecteur de motivation et de cohésion, la soirée d’entreprise est également une bonne occasion pour développer son réseau professionnel dans un cadre agréable et informel. Voici les grands principes à respecter pour éviter que cette soirée pleine de promesses ne tourne au fiasco !
Définir l’objectif principal de la soirée
Tout événement professionnel, quelle que soit sa nature, répond à un objectif précis : il peut par exemple s’agir de célébrer l’anniversaire de l’entreprise, de partager un succès, de motiver les collaborateurs après une année de dur labeur ou encore de faire la promotion d’une nouvelle solution auprès d’une sélection de professionnels triés sur le volet…
Dans tous les cas, il est crucial de rester focalisé sur cet objectif pendant toute la phase de préparation. En effet, c’est par rapport à cet objectif et aux diverses contraintes qui vous sont imposées (budget alloué, nombre de participants attendus, délai imparti pour tout organiser, périodes de vacances des collaborateurs…) que vous pourrez dresser une liste d’invités, trouver un lieu adéquat, prévoir des animations, sélectionner et contacter les prestataires…
📆 Sélectionner une date et un lieu adapté
Après avoir choisi une date, en tenant compte des périodes de congés et des jours fériés, deux choix s’offrent à vous : organiser la soirée dans les locaux de l’entreprise ou dans une salle louée pour l’occasion. Si la première solution semble plus commode, elle ne rend pas forcément votre travail plus simple.
Organiser une soirée en entreprise, c’est en effet s’assurer que les mesures de sécurité ont été communiquées et sont bien respectées par les prestataires, qui plus est si l’événement implique l’installation de matériels et équipements spécifiques. C’est aussi vérifier que le nombre d’issues de secours est suffisant, que les extincteurs sont accessibles et adaptés au matériel supplémentaire mis en place…
Dans tous les cas, quel que soit le lieu que vous choisissez, veillez à ce que vos invités ne se sentent pas trop à l’étroit, ou au contraire qu’ils ne se retrouvent pas dans un environnement démesuré par rapport à l’événement.
🎉 Déterminer et respecter le déroulement de la soirée
Pour maintenir l’attention des invités jusqu’au bout de la nuit, il est important de prévoir au programme des animations ludiques, si possible inattendues, des moments plus « corporates » et des temps de pause permettant à chacun de discuter tranquillement ou de prendre une collation. Ces différentes séquences doivent s’articuler naturellement, de manière fluide et en suivant un déroulement précis. Prenez également le temps de briefer les différents intervenants et prestataires pour que chacun sache parfaitement ce qu’il a à faire et à quel moment. En résumé : on ne fait pas dans l’improvisation !
Même si une montée de l’intensité tout au long de la soirée avec un grand final en guise d’apothéose peut faire son petit effet, évitez toutefois de tomber dans la surenchère juste pour impressionner, au risque de rater complètement votre objectif et de dépasser le budget prévu. Concentrez-vous plutôt sur l’essentiel en visant la qualité et l’efficacité. En somme, si l’on doit se souvenir de cette soirée d’entreprise, c’est surtout pour de bonnes raisons !
🍾Veiller à la consommation d’alcool
On ne réunit pas plusieurs dizaines ou centaines de personnes sans porter une attention toute particulière à la sécurité de l’événement, notamment si l’on prévoit de mettre des boissons alcoolisées à disposition des participants.
Gardez en effet à l’esprit qu’il en va de la responsabilité de l’entreprise si un accident lié à une consommation excessive d’alcool a lieu durant la manifestation ou à l’issue de cette dernière (accident de voiture, par exemple).
Il est donc essentiel de faire preuve de la plus grande vigilance et de prendre les mesures nécessaires pour éviter tout débordement : rappel des règles de sécurité, limitation de la quantité d’alcool, remise des clés à l’entrée, mise à disposition d’éthylotests et de solutions alternatives pour les personnes en état d’ébriété (covoiturage, taxi…).
☑️ Réaliser une todo list
Finalement, la règle n°1 lorsque l’on organise une soirée d’entreprise est de s’y prendre à l’avance. Plusieurs mois ne sont pas de trop pour avoir le temps de louer la salle à la date souhaitée, de solliciter les différents prestataires, d’envoyer les invitations, de vérifier les différents points liés à la sécurité…
Prenez garde : un simple petit oubli peut chambouler une organisation pourtant rondement menée. Pour être vraiment certain de ne rien oublier, établissez une liste des différentes tâches à réaliser. Notez tout, même ce qui peut vous sembler évident, accessoire ou secondaire !
