Obligatoire aux yeux de la loi, la domiciliation revêt également un caractère éminemment stratégique. En général, les entreprises soucieuses de leur image et de leur crédibilité profitent en effet des possibilités qui leur sont offertes en matière de domiciliation pour établir leur siège social à une adresse qui reflète leurs ambitions ou leurs valeurs.
Vous envisagez de faire domicilier votre entreprise en passant par une société spécialisée ? Lisez alors attentivement ce qui suit !
Que dit la loi concernant la domiciliation des entreprises ?
Avant d’évoquer le cas spécifique du contrat de domiciliation, il convient d’éclaircir la notion de domiciliation qui concerne l’ensemble des entreprises, des micro-entrepreneurs aux plus grosses sociétés composant le CAC 40.
Selon la loi française, toutes les entreprises, personnes morales ou personnes physiques, immatriculées au RCS ou au Répertoire des Métiers, sont dans l’obligation formelle de déclarer une adresse de domiciliation. Cette adresse fiscale et juridique porte également le nom de siège social, sauf si cela concerne une entreprise individuelle.
Que dit la loi au sujet du contrat de domiciliation ?
Cette adresse, qui permet d’identifier facilement l’entreprise, peut différer du lieu où s’exerce l’activité de l’entreprise. Il est donc possible de choisir librement son adresse fiscale et juridique, indépendamment de son lieu d’activité, pour des raisons pratiques ou purement commerciales.
Quelles sont les possibilités offertes aux entreprises en matière de domiciliation ?
Bien que l’entreprise peut établir son siège social à l’adresse de son choix, toutes les adresses n’ont pas forcément le même intérêt, en particulier sur le plan commercial.
Commençons d’emblée par indiquer que si rien ne s’oppose à ce que le dirigeant établisse le siège social de son entreprise à son domicile personnel, cette possibilité s’accompagne toutefois de quelques restrictions (dispositions préfectorales ou municipales, clauses du bail d’habitation, règlement de copropriété…).
Autre solution : établir le siège social dans un local commercial dont l’entreprise est la propriétaire ou qu’elle loue pour y exercer son activité.
Les centres d’affaires et les espaces de coworking, qui regroupent plusieurs entreprises dans un même espace, peuvent également faire office d’adresse fiscale et juridique. Signalons toutefois que certains espaces de coworking n’offrent pas de service de domiciliation commerciale.
Reste enfin à citer les sociétés de domiciliation qui, comme leur nom l’indique, proposent un service de domiciliation aux entreprises. Bien qu’il soit parfois possible d’y louer un bureau ou une salle de réunion pendant une journée ou une demi-journée, elles ne peuvent toutefois pas se transformer en véritable lieu d’activité.
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Quelles sont les obligations liées au contrat de domiciliation commerciale ?
Les entreprises qui choisissent de se domicilier dans un centre d’affaires, dans un espace de coworking ou en passant par l’intermédiaire d’une société de domiciliation doivent souscrire un contrat de domiciliation commerciale, qui est formalisé par écrit.
Le contrat de domiciliation doit inclure plusieurs mentions obligatoires comme la raison sociale, le statut juridique, le numéro d’immatriculation, l’adresse du siège social et le montant du capital du domiciliataire et du domicilié.
De plus, si les prix pratiqués dépendent évidemment de chaque structure, du prestige de l’adresse et des options souscrites par le client (transfert de courrier, messagerie téléphonique…), la durée minimale du contrat est quant à elle fixée à 3 mois, renouvelable par tacite reconduction.
Enfin, le contrat de domiciliation commercial mentionne les obligations du domiciliataire et de son client.
Les obligations du domiciliataire
Qu’il soit propriétaire de ses locaux ou titulaire d’un bail, le domiciliataire possède certaines obligations envers son client et envers les autorités.
Il doit ainsi :
- fournir un local doté d’une pièce qui puisse permettre à son client d’organiser des réunions en toute confidentialité ;
- informer le greffier du tribunal dès modification ou expiration du contrat de domiciliation, ou encore si le domicilié n’a pas récupéré son courrier depuis 3 mois ;
- constituer et conserver un dossier contenant les informations et pièces justificatives de chaque client domicilié ;
- se tenir à disposition des huissiers de justice munis d’un titre exécutoire pour toute demande de renseignement concernant un de ses clients ;
- faire parvenir, tous les trois mois, une liste récapitulative de l’ensemble des personnes domiciliées dans les locaux et chaque début d’année, celles qui ont mis fin à leur contrat ;
Les obligations du client
Bien qu’elles soient moins nombreuses, le client domicilié a également des obligations envers le domiciliataire.
Outre le fait qu’il doit faire un usage purement professionnel des locaux mis à sa disposition, le client doit également :
- informer le domiciliataire de tout changement relatif à son activité, sa forme juridique, son objet ou encore le nom et l’adresse de son représentant légal ;
- et lui donner mandat pour recevoir en son nom ses courriers et notifications.
