En tant que freelance vous êtes à la fois entrepreneur, décisionnaire et commercial de votre propre structure… Face à l’ampleur des tâches du quotidien vous demandant de jongler entre l’administratif, le suivi des clients ou encore la comptabilité, chaque minute compte. Pour gagner en productivité, autant mettre toutes les chances de votre côté en automatisant votre gestion commerciale. Voyons ensemble comment procéder.
Passer à la facturation électronique
Un récent arrêté du 22 mars 2017 vient de fixer les modalités de numérisation des factures papier en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales ainsi que les règles de conservation des factures numérisées. Cette nouvelle mesure a pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation de la facturation dans une entreprise.
Effectivement, ce texte législatif renforce le fait de migrer à terme la création des documents comptables d’une TPE-PME (devis, facture, acompte, etc.) sous forme électronique au format PDF. Donc, si vous utilisez aujourd’hui un facturier papier, un tableur ou bien un traitement de texte, le passage à la facturation numérique peut devenir un atout pour votre gestion quotidienne !
Centraliser vos données prospects et clients
En plus de l’édition rapide des documents comptables, évitant de mauvais copier-coller et respectant les mentions obligatoires à afficher selon votre activité (exonération de TVA pour un auto entrepreneur, délai de rétractation, frais de mise en recouvrement, …), la majorité des outils numériques du marché dispose d’un module de suivi des prospects et clients, appelé un CRM (Customer Relationship Management).
Un tel module de CRM est dédié à la gestion de la relation client (GRC). Dans sa version simplifiée il permet entre autres d’importer par excel l’ensemble de votre portefeuille clients puis de lister toutes les actions réalisées sur une opportunité d’affaires (tâche, petit déjeuner, appel, rendez-vous, email, etc.) et d’y affecter un pourcentage de réussite pour en dégager un potentiel de chiffre d’affaires.
Piloter votre trésorerie en temps réel
Dans cet objectif d’automatisation de votre gestion commerciale des fonctionnalités peuvent être très pratiques en tant que freelance, telles que la génération de factures récurrentes permettant de créer automatiquement un document périodique (pour une prestation ou de la maintenance par exemple), et de le paramétrer selon la prochaine date d’échéance et la périodicité.
Certaines applications de gestion intègrent aussi la synchronisation des comptes en banque avec la récupération automatique des mouvements bancaires (entrées – sorties d’argent) pour un contrôle en temps réel de votre solde de banque et un pilotage efficace de votre trésorerie.
Faciliter le traitement de votre comptabilité
Par cette méthodologie de gestion, énumérée dans les précédentes parties de l’article, vous allez également de cette manière faciliter le traitement de votre comptabilité. Un expert comptable pourra par exemple trouver rapidement toutes les informations et les justificatifs nécessaires à la tenue comptable de votre entreprise.
Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels de gestion qui réponde à ces problématiques, allant du suivi client à la facturation, jusqu’à l’analyse des indicateurs chiffrés liés à vos ventes et vos achats. Certains, comme c’est le cas du logiciel français Evoliz en mode SaaS (Software as a Service), c’est-à-dire disponible directement sur internet après une inscription gratuite, se consacrent à la gestion de la précomptabilité.